이전에 '데이터베이스'라는 단어가 던져지는 것을 들어 보셨을 것입니다. 데이터베이스는 사용자가 데이터를 구성,보기, 검색, 검색 및 수집하는 데 도움이되는 방대한 정보 모음입니다. 데이터베이스가있는 경우이를 처리하고 최대한 활용하려면 적절한 도구와 응용 프로그램이 필요합니다. 특히 팀 환경에서 작업하고 다른 사람 (사용자, 개발자, 검토 자 등)과 데이터를 공유해야하는 사람들에게 완벽한 솔루션은 다음과 같습니다. Microsoft Access, 그리고 우리의 액세스 치트 시트를 사용하면 곧 프로가 될 것입니다.
Access의 기능과 도구를 사용하여 작업을 더 쉽게 만드십시오. 정보를 체계적으로 유지하는 데 능숙하다고 생각되면 Access가 당신을 놀라게 할 것입니다. Access에서 파일을 만들 때 기본적으로 데이터베이스의 다른 부분을 포함하는 파일을 만듭니다. 그런 다음 데이터베이스를 서로 다른 관련 부분으로 나누어 쉽고 빠르게 관리 할 수 있습니다. 이러한 요소를 테이블, 쿼리, 양식, 보고서 등이라고합니다.
이러한 모든 요소를 정의한 후에는 모든 것을 체계적으로 유지할 수 있습니다. 이를 통해 정보를 명확하게 공유 및 제공하고 하나의 파일로 전체 프로젝트를 구축 할 수 있습니다. 목적이 무엇이든 Access는 정보를 명확하고 안전하며 체계적으로 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
이 치트 시트는 사람들에게 새로운 세대의 Access 작동 방식을 소개하는 것을 목표로합니다. 이러한 기능이 풍부한 응용 프로그램을 익히는 데 시간이 걸리는 것은 놀라운 일이 아닙니다. Access를 빠르게 사용하거나 Access 베테랑 인 경우 기억을 되살리는 데 도움이되는 몇 가지 팁과 요령을 알려 드리겠습니다.
- 팁 : 친구, 동료 또는 직원이 Microsoft Access에 대해 자세히 알아 보려면 부끄러워하지 말고이 문서를 공유하세요! 지식은 힘이며 공유를 통해 다른 사람들이 배우도록 도울 수있는 능력이 있습니다.
Microsoft Access 리본을 탐색하는 방법
작업중인 인터페이스가 신규 사용자에게 혼동을 줄 수 있습니다. 다음은 Access 2016 기반 Access의 기본 인터페이스에 대한 약간의 인포 그래픽입니다. 다른 요소가 무엇인지 혼란스러워도 걱정할 필요가 없습니다. 이 기사의 뒷부분에서 리본, 데이터 테이블, 개체 등에 대해 자세히 설명합니다. 계속 읽으십시오!
다행스럽게도 한동안 Office 응용 프로그램을 사용해 온 사람들에게는 Access의 인터페이스가 생각만큼 생소하지 않습니다. 리본, 알림 표시 줄 및 빠른 액세스 도구 모음과 같은 좋은 친구는 모두 Access의 데이터 부분을 깨끗하고 쉽게 읽을 수 있도록 유지하면서 도움을줍니다.
리본 인터페이스 소개
리본은 수년 동안 Access와 같은 Office 제품군 응용 프로그램의 주요 부분이었습니다. Office 2007에서 처음 도입되었으며 더 쉬운 탐색을 염두에두고 설계되었습니다. 리본과 함께 여러 계층의 하위 메뉴가있는 구식 메뉴를 사용할 필요가 없습니다.
시각적 인 인터페이스를 통해 알고 있고 좋아하는 도구를 빠르게 찾을 수 있습니다. 리본은 Access에서 탐색하는 주요 방법으로, 텍스트 서식 지정, 요소 삽입, 기능 구현, 데이터베이스 조정 등의 기회를 제공합니다.
이전 버전의 Access와 달리 Access 2016 및 Access 2019와 같은 새 릴리스의 리본은 더 평평하고 컴팩트 한 디자인을 사용하여 화면이 깔끔하게 정리되어 작업에 방해가되지 않습니다. 이 미니멀 한 인터페이스는 Access에 경쟁사와 차별화되는 현대적이고 세련된 외관을 제공합니다.
도구 및 기능의 위치는 이전 버전과 거의 동일하므로 자주 사용하는 명령을 찾는 데 어려움이 없습니다. 어려움을 겪고 있다면 새로운 Tell Me 기능을 사용하십시오.
Tell Me 막대로 더 빠르게 작업
'하고 싶은 작업을 알려주세요'또는 간단히 '알려주세요'기능은 리본에서 정확한 위치를 모르더라도 도구를 쉽게 사용할 수 있도록하는 것을 목표로합니다. 대부분의 Office 2016 응용 프로그램에 처음 추가되었으며 Office 2019에서도 유지되었습니다. 리본의 마지막 탭 바로 옆에있는 아이콘을 클릭하거나 Alt + Q 키보드의 키. 이 기능을 사용하면 입력 할 수 있음을 알 수 있습니다.이 때 원하는 작업을 Access에 알릴 수 있습니다.
입력 한 내용에 따라 Access에서 찾고있는 항목과 관련된 도구를 제안합니다. 예를 들어, 다음을 입력하면 속성 시트 알림 표시 줄에는 속성 시트를 만들거나 수정할 수있는 옵션이 자동으로 표시되며 다른 시트 관련 도구도 제안합니다.
자신을 Access 전문가라고 생각하더라도 Tell Me 기능을 사용하면 작업 속도를 높일 수 있습니다. 다시는 기능을 찾기 위해 리본을 파헤 치거나 온라인에서 검색 할 필요가 없습니다.
무대 뒤 영역에 익숙해지기
Access (및 기타 Office 응용 프로그램)에서 파일 메뉴를 클릭하면 Microsoft에서 '백 스테이지'라고 부르는 영역에 도착합니다. 여기에서는 리본에 명령이 정렬 된 탭을 보는 대신 파일, 인쇄 및 기타 공유 옵션을 열고 저장하는 다양한 기본 작업과 정보의 전체 페이지보기를 볼 수 있습니다.
또한 파일 메뉴를 사용하여 현재 열려있는 파일에 대한 정보를 볼 수 있습니다. 즉, 파일이 생성되고 마지막으로 수정 된 시간, 소유자 및 파일 크기 등을 볼 수 있습니다. 압축 및 복구 기능을 사용하거나 파일 소유자로 암호 보호를 추가 할 수도 있습니다.
Access에서 데이터베이스 개체 정의
이제 기본 인터페이스가 다운되었으므로 Access 내에서 작업 할 데이터베이스 개체에 익숙해 져야합니다. 이러한 개체는 프로젝트를 구성하기 시작할 때 왼쪽의 탐색 창에 표시됩니다. 리본의 만들기 탭에서 개체를 만들고 나중에 언제든지 수정하여 데이터베이스의 변경 사항에 맞게 조정할 수 있습니다. 개체 옵션에 대해 간단히 살펴 보겠습니다.
- 테이블은 관련 데이터를 행 (레코드) 및 열 (필드)에 저장합니다. Excel의 셀과 유사하게 작동하여 프로젝트의 대부분을 구성 할 수 있습니다.
- 쿼리는 테이블에 저장된 데이터를보고, 계산하고, 정렬하고, 필터링하고, 변경하고 검사합니다.
- 양식은 새 데이터를 쉽게 입력하고 테이블에있는 기존 데이터를 볼 수있는 사용자 지정 화면입니다.
- 보고서는 테이블 또는 쿼리의 데이터를 인쇄 된 형식으로 표시하므로 오류를 검토하고 확인하는 데 적합합니다.
- 매크로는 반복적 인 작업을 자동화 할 수 있습니다. 단추를 클릭하거나 매크로에 지정된 바로 가기 키를 눌러 매크로를 실행할 수 있습니다.
- 모듈은 Visual Basic 언어로 작성되고 작업을 자동화하는데도 사용되는 프로 시저 그룹입니다.
필드 데이터 유형
다양한 프로젝트를보다 쉽게 처리 할 수 있도록 Access에서 필드로 작업하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 예를 들어 필드를 텍스트가 아닌 숫자로 정의하면 Access에서 해당 필드로 계산을 수행 할 수 있습니다.
다음은에 대한 간단한 요약입니다. 다른 데이터 유형 당신은 입력 할 수 있고 그들의 행동 :
- 짧은 텍스트 : 최대 255 자의 텍스트 및 / 또는 숫자를 저장합니다.
- 긴 텍스트 : 최대 64,000 자까지 텍스트를 저장합니다.
- 숫자 : 숫자를 저장하고 데이터 셀을 사용하여 계산을 수행 할 수 있습니다.
- 날짜 / 시간 : 날짜 및 / 또는 시간을 저장합니다.
- 통화 : 실제 통화를 나타내는 숫자와 기호를 저장합니다.
- 일련 번호 : 각 레코드에 대해 고유 번호를 자동으로 할당합니다.
- 예 / 아니오 : 예 또는 아니요 값을 저장합니다.
- OLE 개체 : Excel 스프레드 시트, Word 문서 또는 PowerPoint 그래픽과 같은 다른 응용 프로그램에서 만든 개체를 저장합니다.
- 하이퍼 링크 : 네트워크에서 웹 사이트 나 파일을 열기 위해 클릭 할 수있는 링크를 저장합니다.
- 첨부 : 파일 또는 이미지를 데이터베이스에 첨부 할 수 있습니다.
- 큰 숫자 : 비 금전적 인 숫자 값을 저장합니다. (Access 2019에서만 사용 가능합니다.)
템플릿으로 시작
빈 문서에 겁을 먹고 있습니까? Access를 사용하면 시작하는 데 도움이되는 방대한 템플릿 라이브러리가 응용 프로그램에 이미 내장되어 있습니다. 이는 모든 규모의 프로젝트에서 작업 할 때 매우 빠른 시작을 제공합니다. 제공된 각 카테고리에서 여러 템플릿을 찾을 수 있습니다. 즉, 새 문서를 만들 때마다 매우 다양한 템플릿을 사용할 수 있습니다. 템플릿을 선택한 후에도 나중에 데이터베이스를 완전히 편집 할 수있는 많은 옵션이 있습니다.
항상 데이터베이스 백업
이것은 액세스 베테랑에게도 팁입니다. 항상, 그리고 우리는 항상 정기적으로 데이터베이스의 백업을 만듭니다. 예기치 않은 상황으로 인해 향후 파일에 어떤 일이 발생할지 알 수 없습니다. 클라우드 또는 다른 컴퓨터에서 즉시 사용 가능한 백업을 확보하는 것은 생명의 은인이 될 수 있습니다.
모두가 알아야 할 유용한 액세스 단축키
이 치트 시트를 끝내기 위해 작업 속도를 높이는 데 사용할 수있는 가장 유용한 Access 키보드 단축키를 포함하기로 결정했습니다.
- 눌러서 새 데이터베이스를 빠르게 만들 수 있습니다. Ctrl + N .
- 데이터 시트 또는 양식에 새 레코드를 추가하려면 Ctrl + 더하기 기호 키보드에서 [+).
- Z 키를 눌러 페이지를 확대 및 축소 할 수 있습니다.
- 탐색 창을 F11 .
- 찾기 탭을 열어 데이터 시트 또는 양식에서 검색 Ctrl + F .
- 다음을 사용하여 데이터베이스를 빠르게 저장할 수 있습니다. Ctrl + S .
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